La differenza tra Documento Informatico ed Elettronico

La differenza tra Documento Informatico ed Elettronico

La differenza tra Documento Informatico ed Elettronico, e il documento contenente un rilievo giuridico con rappresentazione difatti o dati.

L’elaborazione dei dati, dei contratti e dei documenti digitali in azienda deve avere una comprovata validità legale, che nel bene e nel male prevede l’implementazione della digitalizzazione, seguendo quelli che sono gli aggiornamenti della normativa sulla dematerializzazione dei documenti (approfonditi da Savino Solution)

L’avvento di questo nuovo periodo digitale è da considerarsi come un’opportunità per le aziende, che possono avere una motivazione per attuare l’implementazione della digitalizzazione nei processi produttivi e amministrativi, che ha come conseguenza l’ottimizzazione e l’efficientamento dei processi aziendali.

L’utilizzo di un sistema di gestione elettronica documentale è utile a rivedere i propri processi aziendali relativi alla gestione dei dati del ciclo passivo in tempo reale e a reperire le analisi del business, per comprendere come ottenere benefici immediati, sia controllando le spese e sia analizzando gli investimenti.

La differenza tra Documento Informatico ed Elettronico

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La differenza tra Documento Informatico ed Elettronico

Attenzione però, non basta solo avere una versione digitale dei tuoi documenti, ma la digitalizzazione deve anche attribuire validità, rilevanza legale ed efficacia probatoria del documento.

Quando si pensa alla digitalizzazione dei documenti spesso non si fa riferimento alla grande quantità di strumenti oggi disponibili per produrre documenti informatici, questi li utilizziamo quotidianamente per produrre una grande quantità di contenuti.

Questi documenti informatici, in maniera inconsapevole, li produciamo e in caso di bisogno possono avere valore probatorio da punto di vista giuridico, sia nell’abito della propria vita privata, che di quella lavorativa.

Il documento non è più oggi rappresentato solo da un pezzo di carta, ma la multimedialità ha declinato sui vari dispositivi l’accezione di documento informatico.

Rimanere ancorati alla vecchia idea è un errore clamoroso, perché comporterebbe l’esclusione dalla valutazione di tutti i file audio o video prodotti da un utente.

Vediamo ora cosa si intende per documento informatico?

savinosolution

La definizione del documento elettronico / informatico è contenuta nell’art. 1 comma 1 lett. p) del CAD

documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” e dunque “qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva” (con riferimento al Regolamento EIDAS).

Infatti, nel Regolamento EIDAS si definisce che il documento informatico è quel documento elettronico

che può essere un testo, una registrazione audio, visiva e/ o audiovisiva, contenente una rappresentazione difatti e / o dati che hanno rilievo giuridico.

Un esempio di documento elettronico / informatico è una registrazione di un messaggio vocale prodotto mediante WhatsApp, una qualsiasi App o Social Network,

che nel caso in cui contenga la rappresentazione di atti

fatti giuridicamente rilevanti, potrebbe avere valore probatorio in fase di giudizio.

digitalizzazione dei documenti

In relazione al valore e all’efficacia probatoria da conferire a un documento informatico è necessario che siano rispettate le norme di sicurezza, integrità e immodificabilità, grazie a un sistema appositamente implementato per la dematerializzazione dei documenti cartacei.

Le principali informazioni che devono essere presenti nella generazione di un documento sono la marca temporale e la firma digitale.

Successivamente questo deve essere “conservato” in maniera sicura

per essere protetto dal deperimento e che se ne faciliti la sua reperibilità con una ricerca.

Un sistema di gestione documentale deve dunque poter attribuire a un documento elettronico

le principali caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.

per poter procedere, le aziende devono costruire una certa consapevolezza digitale

per poter iniziare a implementare tutti gli strumenti rispettando la normativa vigente e per rendere proficuo e sicuro ogni cambiamento

che abbia loscopo di correggere un’errata metodologia di gestione della digitalizzazione ed evitare possibili sanzioni in cui incorrere.

Tra le caratteristiche di base di un’azienda che abbandona la carta ci sono maggiore sicurezza, migliore condivisione sui vari dispositivi, incremento della velocità dei processi.

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